Değerli Topluluk Danışmanı Hocalarımız,

Değerli Topluluk Üyesi Öğrencilerimiz,

Geçtiğimiz dönemlerde topluluklar ve topluluk etkinlikleri yönetimi ile ilgili birimlerin karşılaştıkları çeşitli sorunları değerlendirmek amacıyla başlattığımız Öğrenci Toplulukları Etkinlikleri Yönetim Sistemi'nin güncellenmesi çalışması sonucunda, topluluk etkinliklerinin öneri ve onay sürecinin aşağıdaki aşamalarla gerçekleştirilmesi uygun bulunmuştur.

Öğrenci topluluklarımızın öğrencilerimize ve üniversitemize yapmakta oldukları değerli katkıları göz önünde bulundurarak, etkinliklerin yönetiminin ODTÜ vizyon ve misyonuna uygun, öğrencilerimizi ve yöneticilerimizi zor durumda bırakmadan, iletişim eksikliklerinden kaynaklanan yanlış anlaşılmalara yol açmadan sürdürülebilmesi için yapılan bu yeni düzenlemenin topluluklar ve uygulama birimleri için kolaylaştırıcı, eksikleri tamamlayıcı olmasını diliyoruz.

Topluluk Etkinlik önerileri iki kategoride değerlendirilecektir:

1. ODTÜ dışından davetlileri/katılımcıları olan performans, sergi, konferans, seminer, fuar, vb. etkinlikler.

2. Sadece ODTÜ öğrencilerinin katılacağı, dışardan konukların olmadığı, YK toplantısı, kurs, tanıtım, vb. etkinlikler.

ODTÜ DIŞINDAN KONUK/DAVETLİ/KATILIMCILARIN ÖNERİLDİĞİ PERFORMANS, SERGİ, VB ORGANİZASYON VE ETKİNLİKLERİN ÖNERİ VE ONAY AŞAMALARI:

• Topluluklar I. Kategorideki etkinlik başvurularını her dönem bitişi ile her yeni dönemin başlama tarihinden itibaren 15 gün içinde Kültür İşleri Müdürlüğü'ne / Spor Müdürlüğü'ne iletir.

• Başvuruda içeriği yeniden düzenlenen "ETKİNLİK BAŞVURU FORMU" kullanılır (EK1).

• Etkinliklerin Öğrenci Kültür/ Spor Toplulukları Usul ve Uygulama Esasları kapsamında değerlendirilmesi KİM/ Spor Md. tarafından yapılır ve Sağlık Spor Kültür Dairesi Başkanlığı (SKSDB)'na sunulur.

• Rektör Danışmanı değerlendirmelerini etkinlik yeri, güvenlik, personel, malzeme, vb. desteği vermesi beklenen birimlerin yöneticileri ve ilgili Rektör Yardımcısından oluşan Komisyona sunarak uygulama ile ilgili değerlendirme ve görüşleri alır, Komisyonun kararını SKSDB'ye iletir.

• Önerdikleri etkinlikle ilgili geri bildirimler dönem başlama tarihinden itibaren 15 gün içinde Topluluk Danışmanı ve Yönetim Kurulu'na KİM/Spor Md. tarafından yapılır.

• Topluluklar, etkinlikleri sona erdiğinde ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak KİM / Spor Müdürlüğü'ne teslim ederler.

• Topluluk Danışmanları her dönem sonunda DÖNEM SONU ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak KİM / Spor Müdürlüğü'ne sunarlar.

SADECE ODTÜ ÖĞRENCİLERİNİN KATILACAĞI, DIŞARDAN KONUKLARIN GELMEYECEĞİ ETKİNLİKLER

• Topluluklar etkinlikten en az 1 hafta önce Kültür İşleri Müdürlüğü / Spor Müdürlüğü'ne başvuru yapar.

• Başvuruda içeriği yeniden düzenlenen ETKİNLİK BAŞVURU FORMU kullanılır (EK1).

• Bu tür etkinlikler için önerilen yerler MM 25, Dekanlıklar ve diğer birimlere ait salon, derslik ve amfilerdir.

• Etkinliklerin Öğrenci Kültür/Spor Toplulukları Usul ve Uygulama Esasları kapsamında değerlendirilmesi KİM/ Spor Md. tarafından yapılır ve Sağlık Spor Kültür Dairesi Başkanlığı (SKSDB)'na sunulur.

• Etkinlik önerisi SKSDB tarafından değerlendirildikten sonra Rektör Danışmanlığı'na sunulur.

• Etkinlik uygun bulunduğu durumda yer rezervasyonu için SKSDB'ye sevk edilir.

• Etkinlik uygun bulunmadığı durumda süreç sona erer ve SKSDB bilgilendirilir. Topluluk KİM / Spor Müd. tarafından bilgilendirilir.

• Değerlendirilen başvurular Genel Sekreterliğe, etkinliğin yapılacağı Birime ve SKSDB Başkanlığı'na Rektör Danışmanı tarafından iletilecektir.

• Topluluklar, etkinlikleri sona erdiğinde ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak KİM/Spor Md.'ne teslim ederler.

• Topluluk Danışmanları her dönem sonunda DÖNEM SONU ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak KİM/Spor Md.'ne sunarlar.